PROCESO DE PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN

 Es el primer proceso administrativo que implica el establecimiento de objetivos, metas, actividades y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos en función al diagnóstico de una situación problemática. (incluye planes, proyectos y programas). Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación de lo deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr lo planeado) hasta como evaluar la situación esperada. 

Toda planificación tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal y organizacional: diagnóstico, acción y causalidad personal o organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, con objetivos y metas claramente formulados. Marcano   (2006)

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Según Quintana (2005) La planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.



PLANIFICACIÓN OPERATIVA O ADMINISTRATIVA: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo

PLANIFICACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.

PLANIFICACIÓN FÍSICA O TERRITORIAL: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

PLANIFICACIÓN DE CORTO PLAZO: el período que cubre es de un año.

PLANIFICACIÓN DE MEDIANO PLAZO: el período que cubre es más de un año y menos de cinco.

PLANIFICACIÓN DE LARGO PLAZO: el período que cubre es de más de cinco años

TIPOS DE PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL: Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado.

PLANIFICACIÓN SITUACIONAL: Para este enfoque la planificación es: “calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: Es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados”.

PLANIFICACIÓN TÁCTICA OPERACIONAL: Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.


ELEMENTOS DE UNA PLANIFICACIÓN
En el ámbito empresarial, de organizaciones y sistemas, considerándolo como sistema bajo análisis, la planeación  ayuda a que se tengan claros los elementos, para definir un programa de acciones a realizar. De esa manera se separa una problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir desarrollando poco a poco.

LA MISIÓN: Es cumplir con la finalidad y metas para la cual fue creada la organización.
LA VISIÓN: Es la situación en la que se pretende que se encuentre la organización en un futuro a largo plazo. Por ejemplo, si se desea que la empresa sea líder en ventas de cubiertas en determinada región, con recursos humanos calificados y una excelente relación con la comunidad en un lapso de cinco o diez años. Es lo ideal, el sueño de lo que aspira la organización.
LOS VALORES : Son el conjunto de normas por las cuales se rigen los empleados dentro de la organización.
LOS OBJETIVOS : Son más específicos que la misión y visión, pero comparten un plazo similar. Puede decirse que el objetivo abarca una dimensión de la visión. Por ejemplo, los objetivos podrían ser aumentar la participación en ventas; mejorar la capacitación de los recursos humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad.
PLANES DE ACCIÓN: Los planes de acción conllevan a la sistematización de las actividades por ejecutar en función del diagnóstico y objetivos establecidos con los respectivos responsables de la acción en un cronograma con tiempo de ejecución y evaluación. 


CARACTERÍSTICAS 
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
PLANIFICACIÓN ES UN PROCESO PERMANENTE Y CONTINUO: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
LA PLANIFICACIÓN ESTÁ SIEMPRE ORIENTADA HACIA EL FUTURO: la planificación se halla ligada a la previsión.
LA PLANIFICACIÓN BUSCA LA RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
LA PLANIFICACIÓN BUSCA SELECCIONAR UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
LA PLANIFICACIÓN ES SISTEMÁTICA: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.
LA PLANIFICACIÓN ES REPETITIVA: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA TÉCNICA DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA TÉCNICA DE COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA TÉCNICA DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA TÉCNICA CÍCLICA: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA :que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
LA PLANIFICACIÓN ES UNA TÉCNICA DE CAMBIO E INNOVACIÓN: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro. (Chiavenato, 2001).


ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificación según Armas (2004).
ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.: Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación estratégica se adopta una visión panorámica del entorno del organización. Los planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas amenazas.
ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS : Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados. Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan al personal de plantilla un sentido de propósito.
ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN :Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.
ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS: Asignar recursos esta relacionada con el presupuesto y posterior entrega de recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una relación entre el presupuesto como técnica de planificación y el presupuesto como técnica de control.
ETAPA 5. EJECUCIÓN: La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.
ETAPA 6. CONTROL: Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.

 VENTAJAS (Según Thierauf. 2007)
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
1-Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2-Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.
3-Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
4-Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación esta dando los resultados buscados.
5-Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
6-Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
7-Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.

8-Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

 Recurso Web para complementar el tema 


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